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Mise à jour du 30 juin 2020.
Le présent règlement d’ordre intérieur est appelé à régir la vie journalière de l’ASBL Cercle Escrime Embourg (ci-après C.E.E.) comme explicité dans ses statuts.
Les statuts de l’ASBL Cercle Escrime Embourg sont publiés au Moniteur belge et ses dispositions priment toujours sur celles du Règlement d’Ordre Intérieur (abrégé en R.O.I.).
Le présent R.O.I. a été voté par le Conseil d’Administration du C.E.E. en date du 30/06/2020.
Seuls le Conseil d’Administration et les membres effectifs, en ordre administrativement et financièrement, peuvent proposer des modifications à ce règlement.
Toute proposition de modification doit être envoyée, par courrier recommandé ou par e-mail, au secrétaire.
Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement seront tranchés par le Conseil d’Administration
Par facilité, les acronymes suivants sont utilisés dans ce Règlement d’Ordre Intérieur :
Sont membres adhérents, les personnes qui participent régulièrement aux activités du club, qui ont acquitté le paiement de leur cotisation et qui sont en règle d’affiliation en vertu du règlement édité par la F.F.C.E.B.
Toute membre adhérent, membre depuis au moins deux ans, qui désire être membre effectif du club doit en faire la demande écrite au CA.
Celui-ci analysera la demande puis la proposera, le cas échéant, à la prochaine AG qui statuera à la majorité simple.
Le titre de membre d‘honneur peut être décerné par l’AG, sur proposition du CA, à toute personne qui aurait rendu des services exceptionnels à l’association.
En application de l’Article 9 des statuts, l’AG peut prononcer l’exclusion d’un membre qui :
Un membre exclu n’a pas droit au remboursement de sa cotisation.
Tout membre est libre de se retirer à tout moment de l’association en adressant par écrit sa démission au CA.
Est en outre réputé démissionnaire, le membre qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe.
Le défaut de répondre dans les trois mois à deux rappels adressés par courrier ordinaire ou par voie électronique est réputé valoir refus. Ces deux rappels reproduiront la présente disposition.
La démission est constatée par l’AG.
Toute demande de transfert doit être introduite par le membre à partir du formulaire ad hoc auprès de la F.F.C.E.B. avant la date déterminée par celle-ci. (Cf. https://ffceb.org/les-clubs/transferts/)
La cotisation au club comprend le montant de la licence fixé par la F.F.C.E.B., l’inscription en tant que membre du club, l’encadrement, l’organisation de l’entraînement et la location de la salle.
Cela ne comprend pas les éventuels cours particuliers pris en supplément auprès d’un enseignant.
Les parents sont responsables de leurs enfants jusqu’à la prise en charge par le responsable de l’entraînement.
La responsabilité du responsable de l'entraînement s'arrête à la fin du cours, heure à laquelle les parents doivent être présents pour reprendre leurs enfants.
Les entraînements ont lieu sous la responsabilité du Responsable Sportif, ou, en l’absence de ce dernier, d’un enseignant ou d’un membre du comité.
Le C.E.E. n’est pas responsable des pertes ou vols survenus lors de l’entraînement.
Chaque membre est responsable de son propre matériel ou du matériel qui lui est prêté par le club. Le C.E.E. ne peut pas être tenu responsable d’éventuels bris de matériel ni de la réparation du matériel propre aux tireurs.
La ponctualité est une marque de respect vis-à-vis des enseignants et des autres sportifs :
Le responsable de l’entraînement, ou un enseignant, se réserve le droit de renvoyer temporairement ou définitivement de l’entraînement tout membre qui trouble l’ordre du cours par ses actions, gestes ou paroles.
Les dégradations volontaires ou accidentelles de l’équipement du club ou de la salle sont à charge du tireur responsable de la dégradation.
L’horaire du club peut inclure des horaires de pistes ouvertes proposées aux tireurs d’une ou plusieurs armes.
Les participants aux pistes ouvertes se doivent d’arriver à l’heure de début de séance pour participer à l’échauffement (et éventuellement du travail spécifique escrime) avec les groupes qui commencent à la même heure.
Ils ont accès aux pistes ensuite, avec l’accord du responsable de l’entraînement. Les participants aux pistes ouvertes sont tenus de respecter les consignes du responsable et des enseignants présents.
Le responsable de l’entraînement indiquera aux tireurs le nombre d’appareils qu’ils peuvent utiliser pour les pistes ouvertes en fonction du besoin des autres groupes.
Les jeux et activités qui ne sont pas en rapport avec la pratique de l’escrime sont interdits dans les salles sauf autorisation spéciale des enseignants.
Il est demandé aux tireurs de tenir la pointe de leur arme dirigée vers le sol lorsqu’ils ne l’utilisent pas en match ou lors de la leçon donnée par l’enseignant.
Lors des entraînements, les tireurs et enseignants sont tenus de respecter les normes de protection éditées par la F.F.C.E.B..
Les normes édictées par la F.F.C.E.B sont également disponibles sur notre site : https://www.escrime-embourg.be/index.php?page=materiel.
A l’exception des tireurs en initiation, qui utilisent le matériel prêté par le club, tout accès aux pistes par des tireurs ne respectant pas ces normes est interdit.
Un tireur ne respectant pas les normes de protection ou les consignes ci-dessous engage sa responsabilité personnelle en cas d’accident ou de blessure.
La participation aux compétitions est facultative.
Le tireur désirant participer à une compétition belge peut s’inscrire :
Il est formellement interdit aux tireurs de s’inscrire eux-mêmes aux compétitions.
Toute personne agissant de la sorte encourt soit de voir son inscription refusée, soit de devoir payer lui-même l’amende infligée au club (pour absence d’arbitre ou autre raison).
Le tireur désirant participer à des compétitions internationales et/ou qualificatives ne sont pas concernés par ce R.O.I. mais doivent s’inscrire via la F.F.C.E.B. en suivant ses procédures édictées
Le tireur (ou son tuteur) doit s’en occuper personnellement.
Le C.E.E. n’est aucunement responsable de ces inscriptions mais peut assister le tireur qui en aurait besoin.
Les désengagements éventuels doivent se faire le plus rapidement possible via le formulaire sur le site du club, en prévenant le Responsable Sportif ou via Ophardt quand la compétition le permet au tireur.
Chaque membre inscrit à une compétition s’engage à disposer du matériel et de l’équipement réglementaire.
La cotisation ne couvre pas les frais de participation à ces événements.
Tous frais survenant à la suite d’une erreur d’un tireur (inscription tardive, amende pour absence, etc.) sont à charge du tireur fautif.
Sauf mention contractuelle contraire, les enseignants du C.E.E. (Maîtres, Prévôts, Initiateurs, Préparateurs Physiques, Aides-moniteurs, etc.) sont considérés comme volontaires au sein du club et seront indemnisés en tant que tels.
Les indemnités des volontaires et le défraiement des Travailleurs Associatifs sont décidés par le CA et ne sont pas négociables au cas par cas.
Le Responsable Sportif (ou la personne à qui il délègue la tâche) a la charge de la gestion quotidienne des enseignants.
Il désigne, selon les disponibilités de l’enseignant, les jours et heures de prestation ainsi que le(s) groupe(s) dont l’enseignant aura la charge.
Il peut élaborer avec l’enseignant le programme quotidien et/ou à long terme des tireurs.
Un enseignant absent, sauf pour cas de force majeure, se doit de prévenir au plus tôt le Responsable Sportif (ou son adjoint).
Dans la mesure du possible, l’enseignant absent devra trouver une alternative (entre autres solutions possibles, l’enseignant peut s’arranger avec un autre enseignant, …) pour que le(s) groupe(s) dont il a la charge puisse(nt) être géré(s).
Un enseignant trop souvent absent, sans avoir prévenu ou justifié ses absences, pourra être sanctionné par le CA de sanctions allant du blâme à l’exclusion.
Les enseignants sont déchargés du paiement de leur cotisation mais doivent payer leur licence auprès de la F.F.C.E.B.
Sauf mention contractuelle contraire, les arbitres et coachs en compétition du C.E.E. sont considérés comme volontaires au sein du club et seront indemnisés en tant que tels.
Les indemnités des volontaires et le défraiement des Travailleurs Associatifs sont décidés par le CA et ne sont pas négociables au cas par cas.
Le Responsable Sportif (ou la personne à qui il délègue la tâche) a la charge de la désignation des arbitres et coachs lors des compétitions nationales (ou lors de compétitions internationales pour lesquelles le club doit personnellement engager des arbitres).
Les arbitres du C.E.E. doivent prioritairement être disponibles pour arbitrer pour le club avant d’accepter des propositions d’autres clubs.
Un coach qui irait en compétition de sa propre initiative ou sur demande d’un/des tireur(s) ou parent(s) et sans désignation par le Responsable Sportif ne peut demander d’être indemnisé par le C.E.E.
La présence d’un coach en compétition n’est en aucun cas un droit que les membres peuvent réclamer mais une possibilité qui peut être offerte par le C.E.E. si un coach est effectivement disponible et qu’il n’y a pas d’autres frais excessifs pour cette compétition.
La désignation (ou non) d’un coach est du ressort du Responsable Sportif en concertation avec le CA.
L’Assemblée Générale est souveraine. Ses décisions sont définitives et sans appel.
Elle se compose de tous les membres effectifs en ordre administrativement et financièrement. Les mineurs seront représentés par leur tuteur légal.
Chaque membre dispose d’une voix mais peut s’y faire représenter par un autre membre, en vertu d’une procuration écrite. Un membre ne peut être porteur que d’une procuration.
Elle délibère sur les points figurant à l’ordre du jour, approuve les comptes, donne la décharge au CA pour la gestion écoulée et approuve le budget de l’année en cours.
Les travaux de l’AG comprennent notamment les points suivants :
Toute demande d’interpellation à l’AG doit émaner d’un membre effectif et être envoyée au Secrétaire, quinze jours au moins avant la date de l’assemblée.
Les votes se font à main levée sauf lorsqu’il s’agit de vote sur des personnes ou lorsqu’un cinquième des membres fait la demande d’un vote secret.
Le résultat des votes est calculé uniquement en fonction des votes valablement émis. Un bulletin blanc est considéré comme valable.
Le Secrétaire effectue le dépouillement, avec l’aide de deux scrutateurs désignés par l’AG.
Le club est administré par un CA composé au minimum de 3 membres et au maximum de 7 membres, nommés parmi les membres effectifs par l’AG.
Le CA peut être assisté dans sa tâche par des techniciens professionnels, qu’il choisit librement et par des commissions de travail dont il détermine la composition et les prérogatives.
Les mandats au CA prennent fin normalement à l’échéance de la période de quatre ans mais un administrateur sortant est rééligible, sauf avis contraire de sa part.
Est cependant réputé démissionnaire, un administrateur absent sans raison valable à plus de la moitié des séances du CA durant un exercice.
Pour être élu au CA, un candidat doit :
Les élections se font à bulletin secret. Sont élus les candidats qui recueillent la majorité absolue des voix (50%+1 voix), dans l’ordre des voix de préférence compte tenu des sièges à pourvoir.
Si tous les mandats ne sont pas attribués après le premier tour, il est procédé à un second tour entre les candidats non élus ayant recueilli le plus grand nombre de voix compte tenu des sièges à pourvoir plus un.
Au second tour, l’élection se fait à la majorité simple.
Directement après l’AG, le CA élit en son sein les candidats aux fonctions suivantes :
Toutes ces personnes forment automatiquement le bureau exécutif, organe auquel le CA délègue une partie de la gestion quotidienne du club, pour gagner en efficacité et accélérer la prise des décisions.
Aussi, pour mener à bien sa mission, le bureau exécutif peut lui aussi faire appel à toute personne, dont les connaissances et l’expérience sont particulièrement intéressantes.
La fonction de Président est cumulable avec toute autre fonction (à l’exception de celle de Vice-Président).
Le Président dirige les travaux des AG, des CA et des réunions du bureau exécutif.
Il fait appliquer la politique générale du club définie par le CA et dirige l’ensemble de l’organigramme.
Il représente le club vis-à-vis de l’extérieur et est l’interlocuteur privilégié vis-à-vis des autorités publiques. Il a la faculté d’assister de droit à toutes les séances des commissions.
En cas d’absence, il délègue ses pouvoirs au Vice-Président.
La fonction de Vice-Président est cumulable avec toute fonction sauf celle de Président.
Le Vice-Président dirige les travaux des AG, des CA et des réunions du bureau exécutif en l’absence du Président.
En cas de vacance du poste de Président en cours de mandat, le Vice-Président est nommé Président à sa place, sauf si le CA et l’AG prennent la décision de nommer un nouvel Administrateur dans le CA et de le nommer Président.
En cas d’absence du Président et du Vice-Président, les pouvoirs du Président sont délégués au plus âgé des administrateurs.
Le Secrétaire est responsable du suivi administratif de tous les dossiers du club.
Il prépare les réunions des différentes instances du club et est l’organe permanent de liaison entre ceux-ci.
Il rédige les ordres du jour et les rapports des AG, CA et réunions du bureau exécutif.
Il peut assister de droit à toutes les séances des commissions.
Avec le Responsable Sportif, il s’occupe des inscriptions des tireurs (et arbitres) aux compétitions.
Il peut être aidé dans sa tâche par un secrétaire adjoint ou par un agent administratif professionnel.
Le Trésorier est responsable de la gestion financière des décisions du CA.
Il est chargé de donner suite aux correspondances financières et à veiller à la régularité de l’encaissement des créances et du règlement des dettes.
Il informe le CA à chaque séance de la situation financière et établit annuellement les comptes et le bilan du club. Il prépare les budgets prévisionnels.
Il est enfin tenu de présenter chaque année à l’AG les comptes et le bilan de l’exercice écoulé, ainsi que le budget de l’année en cours.
Il peut se faire aider dans sa tâche par un adjoint ou par un comptable professionnel.
Le Responsable Sportif est responsable de la gestion sportive des décisions du CA.
Il fixe la politique sportive du club, choisit et assiste le staff technique et représente les enseignants au sein du CA.
Il s’occupe également du recrutement des candidats enseignants et arbitres.
Avec le Secrétaire, il s’occupe des inscriptions des tireurs (et arbitres) aux compétitions.
Il s’occupe de la désignation de coach(s) lors de certaines compétitions.
Il est assisté dans sa tâche par la Commission Sportive qu’il dirige.
Le Conseil d’Administration crée toutes les commissions qu’il souhaite. Il en détermine la composition, les missions, les pouvoirs et éventuellement la durée.
Ces commissions effectuent les missions décrites dans les articles dédiés sous l’autorité du Conseil d’Administration.
Au 8 juin 2020, 1 commission est active au sein du C.E.E. :
La Commission Sportive est dirigée par le Responsable Sportif
Elle aide ce dernier dans ses missions de gestion sportive du club.
Chaque responsable de commission est chargé de composer, si nécessaire, son équipe de collaborateurs.
Il propose alors leurs noms au Conseil d’Administration qui doit approuver la composition définitive de chaque commission.
Chaque commission doit avertir en temps utile le secrétaire des jours et des heures de ses réunions. Un rapport annuel de ses activités doit être rédigé pour le Conseil d’Administration.
La composition du Conseil d’Administration et des différentes commissions sera disponible sur le site internet du C.E.E. et sera également, si possible, affichée aux valves du club.
Les articles du R.O.I. concernant le RGPD (soit, ce chapitre) peuvent être adaptés ou modifiés par le Conseil d'Administration sans avoir à recourir à une Assemblée Générale.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre juridique du traitement de données à caractère personnel en Europe, à compter du 25 mai 2018. Dans ce cadre, le Cercle Escrime Embourg est un « Responsable de Traitement » qui collecte et utilise des données personnelles dans le but de les traiter de diverses manières.
Les informations recueillies par le Cercle Escrime Embourg sont enregistrées dans un fichier informatisé par le Secrétariat du club pour la gestion quotidienne du club.
Elles sont conservées tant que vous êtes membre du Cercle Escrime Embourg.
En dehors de la gestion quotidienne du club, certaines de vos données peuvent également être communiquées :
Conformément à la loi, vous pouvez exercer votre droit à la rectification des données en contactant le Secrétariat.
Si vous êtes un ancien membre, vos informations de contact peuvent être gardées quelques années après votre départ dans un but de promotion directe ou de prise de contact dans le cadre d'activités organisées par le club.
Conformément à la loi, vous pouvez exercer votre droit à la rectification ou votre droit à l'effacement des données en contactant le Secrétariat.
Néanmoins, dans un but de conservation de palmarès, vos noms, prénoms et résultats obtenus seront gardés par le club.
Toute personne non-membre qui s’inscrit à un événement du Cercle Escrime Embourg ne voit ses données conservées et utilisées que jusqu’à l’issue de l’événement. Des données de contact (nom, prénom, adresse e-mail) peuvent être conservées pour envoyer des résultats ou des invitations aux événements organisés pour les 2 années suivantes.
Si l’événement est de nature sportive avec des résultats enregistrés, vos noms, prénoms, clubs et résultats obtenus seront gardés par le club dans un but de conservation de palmarès.
Les visiteurs du site web du Cercle Escrime Embourg sont enregistrés dans un but statistique par l’hébergeur du site web.
Les visiteurs qui se connectent au site web (soit les membres et autres personnes ayant demandé un accès) sont enregistrés à la connexion et un cookie est utilisé pour leur permettre de rester connecter au site web.
Notre cercle et tous nos membres sont réputés adhérer aux statuts, au règlement général et au code disciplinaire et de lutte contre le dopage de la F.F.C.E.B., disponible sur le site de la F.F.C.E.B.
Une farde contenant la dernière version actualisée des statuts du C.E.E. ainsi que ce R.O.I. est à la disposition des membres sur simple demande lors des entraînements.