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Règlement d'Ordre Intérieur du C.E.Embourg

   Mise à jour du 28 mai 2018.

Chapitre 1 : Dispositions générales

Article 1.1.a

Le présent règlement d’ordre intérieur est appelé à régir la vie journalière de l’ASBL Cercle Escrime Embourg (ci-après C.E.E.) en application de l’Article 34 des statuts.

Les statuts de l’ASBL Cercle Escrime Embourg sont publiés au Moniteur belge et ses dispositions priment toujours sur celles du Règlement d’Ordre Intérieur (abrégé en R.O.I.).

Article 1.1.b

Le présent R.O.I. a été élaboré par le Conseil d’Administration du C.E.E. en date du 01/08/2016 et approuvé par l’Assemblée Générale Extraordinaire du 01/08/2016 et disponible sur le site Internet du C.E.E.

Article 1.2

Seuls le Conseil d’Administration et les membres effectifs, en ordre administrativement et financièrement, peuvent proposer des modifications à ce règlement.

Toute proposition de modification doit être envoyée, par courrier recommandé ou par e-mail, au secrétaire général minimum quinze jours avant la date de l’Assemblée Générale.

Article 1.3

Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement seront tranchés par le Conseil d’Administration

Article 1.3.a : Acronymes

Par facilité, les acronymes suivants sont utilisés dans ce Règlement d’Ordre Intérieur :

  • C.E.E. : ASBL Cercle Escrime Embourg
  • AG : Assemblée Générale
  • AGE : Assemblée Générale Extraordinaire
  • AGO : Assemblée Générale Ordinaire
  • CA : Conseil d’Administration
  • F.F.C.E.B. : Fédération Francophone des Cercles d’Escrime de Belgique
  • F.R.B.C.E : Fédération Royale Belge des Cercles d'Escrime
  • R.O.I. : Règlement d’Ordre Intérieur

Chapitre 2 : Membres

Article 2.1.a : Membres adhérents

Sont membres adhérents, les personnes qui participent régulièrement aux activités du club, qui ont acquitté le paiement de leur cotisation et qui sont en règle d’affiliation en vertu du règlement édité par la F.F.C.E.B.

Article 2.1.b : Admission de membres effectifs

Toute membre adhérant, membre depuis au moins deux ans, qui désire être membre effectif du club doit en faire la demande écrite au CA.

Celui-ci analysera la demande puis la proposera, le cas échéant, à la prochaine AG qui statuera à la majorité simple.

Article 2.1.c : Admission de membres d'honneur

Le titre de membre d‘honneur peut être décerné par l’AG, sur proposition du CA, à toute personne qui aurait rendu des services exceptionnels à l’association.

Article 2.2 : Exclusion de membres

En application de l’Article 9 des statuts, l’AG peut prononcer l’exclusion d’un membre qui :

  • Soit se serait rendu coupable d’infraction grave aux lois ou aux statuts et règlement d’ordre intérieur du club
  • Soit qui par son comportement aurait porté atteinte au crédit ou au renom du club ou d’un de ses membres
  • Soit ne respecterait pas les directives de travail imposées par le CA et/ou inscrites dans la charte de collaboration des volontaires, malgré plusieurs rappels à l’ordre.

Un membre exclu n’a pas droit au remboursement de sa cotisation.

Article 2.3 : Démission d'un membre

Tout membre est libre de se retirer à tout moment de l’association en adressant par écrit sa démission au CA.

Est en outre réputé démissionnaire, le membre qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe.

Le défaut de répondre dans les trois mois à deux rappels adressés par courrier ordinaire (ou par voie électronique) est réputé valoir refus. Ces deux rappels reproduiront la présente disposition.

La démission est constatée par l’AG.

Article 2.4 : Transfert de membre

Toute demande de transfert doit être introduite par le membre à partir du formulaire ad hoc auprès de la F.F.C.E.B. avant la date déterminée par celle-ci.

Article 2.5 : Cotisation

Le montant de l’inscription comprend le montant de la licence fixé par la F.F.C.E.B., la cotisation au club, l’encadrement, l’organisation de l’entraînement et la location de la salle.

Cela ne comprend pas les éventuels cours particuliers pris en supplément auprès d’un enseignant.

Chapitre 3 : Responsabilité

Article 3.1

Les parents sont responsables de leurs enfants jusqu’à la prise en charge par le responsable de l’entraînement.

La responsabilité du responsable de l'entraînement s'arrête à la fin du cours, heure à laquelle les parents doivent être présents pour reprendre leurs enfants.

Article 3.2

Les entraînements ont lieu sous la responsabilité du Responsable Sportif, ou, en l’absence de ce dernier, d’un enseignant ou d’un membre du comité.

Article 3.4

Le C.E.E. n’est pas responsable des pertes ou vols survenus lors de l’entraînement.

Chaque membre est responsable de son propre matériel ou du matériel qui lui est prêté par le club. Le C.E.E. ne peut pas être tenu responsable d’éventuels bris de matériel ni de la réparation du matériel propre aux tireurs.

Chapitre 4 : Bienséance

Article 4.1

La ponctualité est une marque de respect vis-à-vis des enseignants et des autres sportifs :

  • Le tireur est tenu de se présenter à l’heure lors de chaque entraînement.
  • Le responsable de l’entraînement se réserve le droit de refuser tout membre qui se présenterait en retard de manière répétée aux entraînements alors que plusieurs rappels lui auraient été adressés.

Article 4.2

Le responsable de l’entraînement, ou un enseignant, se réserve le droit de renvoyer temporairement ou définitivement de l’entraînement tout membre qui trouble l’ordre du cours par ses actions, gestes ou paroles.

Article 4.3

Les dégradations volontaires ou accidentelles de l’équipement du club ou de la salle sont à charge du tireur responsable de la dégradation.

Chapitre 5 : Sécurité

Article 5.1

Les jeux et activités qui ne sont pas en rapport avec la pratique de l’escrime sont interdits dans les salles sauf autorisation spéciale des enseignants.

Article 5.2

Il est demandé aux tireurs de tenir la pointe de leur arme dirigée vers le sol lorsqu’ils ne l’utilisent pas en match ou lors de la leçon donnée par l’enseignant.

Article 5.3

Lors des entraînements, les tireurs et enseignants sont tenus de respecter les normes de protection éditées par la F.F.C.E.B. dans le cadre de l’organisation de ses compétitions.

Article 5.4

A l’exception des tireurs en initiation, qui utilisent le matériel prêté par le club, tout accès aux pistes par des tireurs ne respectant pas ces normes est interdit.

Article 5.5

Toute demande ou autorisation du port d’une tenue non réglementaire formulée par un enseignant engage la responsabilité de celui-ci pour ces tireurs.

Chapitre 6 : Compétition

Article 6.1

La participation aux compétitions est facultative.

Article 6.2

Toute inscription aux compétitions devra être faite à l’aide du formulaire présent sur le site du club ou auprès du Responsable Sportif.

Il est formellement interdit aux tireurs de s’inscrire eux-mêmes aux compétitions.

Toute personne agissant de la sorte encourt soit de voir son inscription refusée, soit de devoir payer lui-même l’amende infligée au club (pour absence d’arbitre ou autre raison).

Les inscriptions, via la F.F.C.E.B., aux compétitions qualificatives ne sont pas concernées par ce R.O.I. mais suivent le règlement édicté par la F.R.B.C.E. et demandent au tireur (ou son tuteur) de s’en occuper personnellement. Le C.E.E. n’est aucunement responsable de ces inscriptions mais peut assister le tireur qui en aurait besoin.

Article 6.3

Les désengagements éventuels doivent se faire le plus rapidement possible via le formulaire sur le site du club ou en prévenant le Responsable Sportif.

Article 6.4

Chaque membre inscrit à une compétition s’engage à disposer du matériel et de l’équipement réglementaire.

Article 6.5

La cotisation ne couvre pas les frais de participation à ces événements.

Article 6.6

Tous frais survenant à la suite d’une erreur d’un tireur (inscription tardive, amende pour absence, etc.) sont à charge du tireur fautif.

Chapitre 7 : Enseignants

Article 7.1

Sauf mention contractuelle contraire, les enseignants du C.E.E. (Maîtres, Prévôts, Initiateurs, Préparateurs Physiques, Aides-moniteurs, etc.) sont considérés comme volontaires au sein du club et seront indemnisés en tant que tels.

Article 7.2

Leurs indemnités sont décidées par le CA et ne sont pas négociables au cas par cas.

Article 7.3

Le Responsable Sportif (ou son adjoint) est en charge de la gestion quotidienne des enseignants.

Il désigne, selon les disponibilités de l’enseignant, les jours et heures de prestation ainsi que le(s) groupe(s) dont l’enseignant aura la charge.

Il peut élaborer avec l’enseignant le programme quotidien et/ou à long-terme des tireurs.

Article 7.4

Un enseignant absent, sauf pour cas de force majeure, se doit de prévenir au plus tôt le Responsable Sportif (ou son adjoint).

Dans la mesure du possible, l’enseignant absent devra trouver une alternative (par ex : s’arranger avec un autre enseignant) pour que le(s) groupe(s) dont il a la charge puisse(nt) être géré(s).

Un enseignant trop souvent absent, sans avoir prévenu ou justifié ses absences, pourra être sanctionné par le CA.

Article 7.5

Les enseignants sont déchargés du paiement de leur cotisation mais doivent payer leur licence auprès de la F.F.C.E.B.

Chapitre 8 : Arbitres et coachs

Article 8.1

Sauf mention contractuelle contraire, les arbitres et coachs en compétition du C.E.E. sont considérés comme volontaires au sein du club et seront indemnisés en tant que tels.

Article 8.2

Leurs indemnités sont décidées par le CA et ne sont pas négociables au cas par cas.

Article 8.3

Le Responsable Sportif (ou son adjoint) est en charge de la désignation des arbitres et coachs lors des compétitions nationales (ou lors de compétitions internationales pour lesquelles le club doit personnellement engager des arbitres)

Article 8.4

Les arbitres du C.E.E. doivent prioritairement être disponibles pour arbitrer pour le club avant d’accepter des propositions d’autres clubs.

Article 8.5

Un coach qui irait en compétition de sa propre initiative ou sur demande d’un/des tireur(s) ou parent(s) et sans désignation par le Responsable Sportif ne peut demander d’être indemnisé.

Article 8.6

La présence d’un coach en compétition n’est en aucun cas un droit que les membres peuvent réclamer mais une possibilité qui peut être offerte par le C.E.E. si un coach est effectivement disponible et qu’il n’y a pas d’autres frais excessifs pour cette compétition.

La désignation (ou non) d’un coach est du ressort du Responsable Sportif en concertation avec le CA.

Chapitre 9 : Assemblée Générale

Article 9.1

L’Assemblée Générale est souveraine. Ses décisions sont définitives et sans appel.

Elle se compose de tous les membres effectifs en ordre administrativement et financièrement. Les mineurs seront représentés par leur tuteur légal.

Chaque membre dispose d’une voix mais peut s’y faire représenter par un autre membre, en vertu d’une procuration écrite. Un membre ne peut être porteur que d’une procuration.

Article 9.2

Elle délibère sur les points figurant à l’ordre du jour, approuve les comptes, donne la décharge au CA pour la gestion écoulée et approuve le budget de l’année en cours.

Article 9.3

Les travaux de l’AG comprennent notamment les points suivants :

  • Allocution du président sur l’exercice écoulé et les perspectives futures ;
  • Rapport du secrétaire général ;
  • Rapport du trésorier ;
  • Examen et approbation du bilan et des comptes de l’exercice antérieur et décharge aux administrateurs ;
  • Examen et approbation du budget de l’année en cours ;
  • Examen des propositions de modifications aux statuts et au R.O.I. ;
  • Interpellations ;
  • Divers.

Article 9.4

Toute demande d’interpellation à l’AG doit émaner d’un membre effectif et être envoyée au secrétaire général, quinze jours au moins avant la date de l’assemblée.

Article 9.5

Les votes se font à main levée sauf lorsqu’il s’agit de vote sur des personnes ou lorsqu’un cinquième des membres fait la demande d’un vote secret.

Article 9.6

Le résultat des votes est calculé uniquement en fonction des votes valablement émis. Un bulletin blanc est considéré comme valable.

Article 9.7

Le secrétaire général effectue le dépouillement, avec l’aide de deux scrutateurs désignés par l’AG.

Chapitre 10 : Administration

Article 10.1

Le club est administré par un CA composé au minimum de 3 membres et au maximum de 7 membres, nommés parmi les membres effectifs par l’AG.

Article 10.2

Le CA peut être assisté dans sa tâche par des techniciens professionnels, qu’il choisit librement et par des commissions de travail dont il détermine la composition et les prérogatives.

Article 10.3

Les mandats au CA prennent fin normalement à l’échéance de la période de quatre ans mais un administrateur sortant est rééligible, sauf avis contraire de sa part.

Est cependant réputé démissionnaire, un administrateur absent sans raison valable à plus de la moitié des séances du CA durant un exercice.

Article 10.4

Pour être élu au CA, un candidat doit :

  • Être membre effectif du club ;
  • Être âgé de 18 ans ;
  • Jouir de ses droits civils et politiques ;
  • Envoyer sa candidature motivée au secrétaire général du club quinze jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale.

Article 10.5

Les élections se font au bulletin secret. Sont élus les candidats qui recueillent la majorité absolue des voix (50%+1 voix), dans l’ordre des voix de préférence compte tenu des sièges à pourvoir.

Si tous les mandats ne sont pas attribués après le premier tour, il est procédé à un second tour entre les candidats non élus ayant recueilli le plus grand nombre de voix compte tenu des sièges à pourvoir plus un.

Au second tour, l’élection se fait à la majorité simple.

Article 10.6

Directement après l’AG, le CA élit en son sein les candidats aux fonctions suivantes :

  • Président ;
  • Vice-Président ;
  • Secrétaire général ;
  • Trésorier ;
  • Responsable Sportif

Toutes ces personnes forment automatiquement le bureau exécutif, organe auquel le CA délègue une partie de la gestion quotidienne du club, pour gagner en efficacité et accélérer la prise des décisions.

Aussi, pour mener à bien sa mission, le bureau exécutif peut lui aussi faire appel à toute personne, dont les connaissances et l’expérience sont particulièrement intéressantes.

Article 10.7 : Président

La fonction de Président est cumulable avec toute autre fonction.

Le président dirige les travaux des AG, des CA et des réunions du bureau exécutif.

Il fait appliquer la politique générale du club définie par le CA et dirige l’ensemble de l’organigramme.

Il représente le club vis-à-vis de l’extérieur et est l’interlocuteur privilégié vis-à-vis des autorités publiques. Il a la faculté d’assister de droit à toutes les séances des commissions.

En cas d’absence, il délègue ses pouvoirs au Vice-Président.

Article 10.8 : Vice-Président

La fonction de Vice-Président est cumulable avec toute fonction sauf celle de Président.

Le Vice-Président dirige les travaux des AG, des CA et des réunions du bureau exécutif en l’absence du Président.

En cas de vacance du poste de Président en cours de mandat, le Vice-Président est nommé Président à sa place, sauf si le CA et l’AG prennent la décision de nommer un nouvel Administrateur dans le CA et de le nommer Président.

En cas d’absence du Président et du Vice-Président, les pouvoirs du Président sont délégués au plus âgé des administrateurs.

Article 10.9 : Secrétaire Général

Le secrétaire général est responsable du suivi administratif de tous les dossiers du club.

Il prépare les réunions des différentes instances du club et est l’organe permanent de liaison entre ceux-ci.

Il rédige les ordres du jour et les rapports des AG, CA et réunions du bureau exécutif.

Il peut assister de droit à toutes les séances des commissions.

Avec le Responsable Sportif, il s’occupe des inscriptions des tireurs (et arbitres) aux compétitions.

Il peut être aidé dans sa tâche par un secrétaire adjoint ou par un agent administratif professionnel.

Article 10.10 : Trésorier

Le trésorier est responsable de la gestion financière des décisions du CA.

Il est chargé de donner suite aux correspondances financières et à veiller à la régularité de l’encaissement des créances et du règlement des dettes.

Il informe le CA à chaque séance de la situation financière et établit annuellement les comptes et le bilan du club. Il prépare les budgets prévisionnels.

Il est enfin tenu de présenter chaque année à l’AG les comptes et le bilan de l’exercice écoulé, ainsi que le budget de l’année en cours.

Il peut se faire aider dans sa tâche par un adjoint ou par un comptable professionnel.

Article 10.11 : Responsable Sportif

Le responsable sportif est responsable de la gestion sportive des décisions du CA.

Il fixe la politique sportive du club, choisit et assiste le staff technique et représente les enseignants au sein du CA.

Il s’occupe également du recrutement des candidats enseignants et arbitres.

Avec le Secrétaire Général, il s’occupe des inscriptions des tireurs (et arbitres) aux compétitions.

Il s’occupe de la désignation de coach(s) lors de certaines compétitions.

Il est assisté dans sa tâche par la Commission Sportive qu’il dirige.

Article 10.12 : Commissions

Le Conseil d’Administration crée toutes les commissions qu’il souhaite. Il en détermine la composition, les missions, les pouvoirs et éventuellement la durée.

Les articles du R.O.I. traitant de ces commissions (les articles 10.13, 10.14 et 10.15) peuvent être modifiés par le Conseil d'Administration sans avoir à recourir à une Assemblée Générale.

Ces commissions effectuent les missions décrites dans les articles dédiés sous l’autorité du Conseil d’Administration

Article 10.13

Au 1er août 2016, 3 commissions sont actives au sein du C.E.E. :

  • Commission Sportive
  • Commission "Événements & Relations Publiques"
  • Commission "Matériel du club"

Article 10.13.a : Commission Sportive

La Commission Sportive est dirigée par le Responsable Sportif

Elle aide ce dernier dans ses missions de gestion sportive du club.

Article 10.13.b : Commission "Événements & Relations Publiques"

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres effectifs ou adhérents un responsable relations publiques & animations.

La commission assure les relations avec le milieu économique et politique, recherche des sponsors et partenaires et organise des événements visant à aider la promotion du club.

Article 10.13.c : Commission "Matériel du club"

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres effectifs ou adhérents un responsable pour le matériel.

La commission s’occupe principalement de l’entretien du matériel du club et assure le bon fonctionnement des différents équipements du club : armes, appareils, enrouleurs, équipement d’initiation, etc.

Article 10.14.a

Chaque responsable de commission est chargé de composer, si nécessaire, son équipe de collaborateurs.

Il propose alors leurs noms au Conseil d’Administration qui doit approuver la composition définitive de chaque commission.

Article 10.14.b

Chaque commission doit avertir en temps utile le secrétaire des jours et des heures de ses réunions. Un rapport annuel de ses activités doit être rédigé pour le Conseil d’Administration.

Article 10.15 : Composition du Conseil d’Administration et des Commissions

La composition du Conseil d’Administration et des différentes commissions sera disponible sur le site internet du C.E.E. et sera également, si possible, affichée aux valves du club.

Chapitre 11 : Règlement Général sur la Protection des Données

Les articles du R.O.I. concernant le RGPD (soit, ce chapitre) peuvent être adaptés ou modifiés par le Conseil d'Administration sans avoir à recourir à une Assemblée Générale.

Article 11.1 : RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre juridique du traitement de données à caractère personnel en Europe, à compter du 25 mai 2018. Dans ce cadre le Cercle Escrime Embourg est un « Responsable de Traitement » qui collecte et utilise des données personnelles dans le but de les traiter de diverses manières.

Article 11.2 : Membres du Cercle Escrime Embourg

Les informations recueillies par le Cercle Escrime Embourg sont enregistrées dans un fichier informatisé par le Secrétariat du club pour la gestion quotidienne du club.

Elles sont conservées tant que vous êtes membre du Cercle Escrime Embourg.

En dehors de la gestion quotidienne du club, certaines de vos données peuvent également être communiquées :

  • À des Fédérations, dans un but d'obtention de licence ou d'inscription à des compétitions ou événements (Par exemple : FRBCE, FFCEB, VSB, EFC, FIE, etc.)
  • À d'autres clubs, dans un but d'inscription à des compétitions ou événements.
  • À des instances communales, régionales ou fédérales, dans un but de recensement, d'obtention de subsides ou d'organisation d'événements.
  • À des tiers, organisateurs d'événements, dans le but d'inscription ou de participation à ces événements.
  • Aux assurances du club et des Fédérations en cas d'accident, de conflit ou de toute autre raison qui justifierait une demande de leur part.

Conformément à la loi, vous pouvez exercer votre droit à la rectification des données en contactant le Secrétariat.

Article 11.3 : Anciens membres du Cercle Escrime Embourg

Si vous êtes un ancien membre, vos informations de contact peuvent être gardées quelques années après votre départ dans un but de promotion directe ou de prise de contact dans le cadre d'activités organisées par le club.

Conformément à la loi, vous pouvez exercer votre droit à la rectification ou votre droit à l'effacement des données en contactant le Secrétariat.

Néanmoins, dans un but de conservation de palmarès, vos noms, prénoms et résultats obtenus seront gardés par le club.

Article 11.4 : Inscrits aux événements du Cercle Escrime Embourg

Toute personne non-membre qui s’inscrit à un événement du Cercle Escrime Embourg ne voit ses données conservées et utilisées que jusqu’à l’issue de l’événement. Des données de contact (nom, prénom, adresse e-mail) peuvent être conservées pour envoyer des résultats ou des invitations aux événements organisés pour les 2 années suivantes.

Si l’événement est de nature sportive avec des résultats enregistrés, vos noms, prénoms, clubs et résultats obtenus seront gardés par le club dans un but de conservation de palmarès.

Article 11.5 : Visiteurs du site web

Les visiteurs du site web du Cercle Escrime Embourg sont enregistrés dans un but statistique par l’hébergeur du site web.

Les visiteurs qui se connectent au site web (soit les membres et autres personnes ayant demandé un accès) sont enregistrés à la connexion et un cookie est utilisé pour leur permettre de rester connecter au site web.

Chapitre 12 : Divers

Article 12.1 : Lutte contre le dopage

Notre cercle et tous nos membres sont réputés adhérer aux statuts, au règlement général et au code disciplinaire et de lutte contre le dopage de la F.F.C.E.B., disponible sur le site de la F.F.C.E.B.

Article 12.2 : Documents officiels du C.E.E.

Une farde contenant la dernière version actualisée des statuts du C.E.E. ainsi que ce R.O.I. est à la disposition des membres sur simple demande lors des entraînements.